Apa itu Project? Definisi, Tujuan hingga Cara Merancangnya

Dalam dunia bisnis, project adalah istilah yang sering digunakan untuk menyebut pekerjaan tertentu. Singkatnya, project adalah kegiatan untuk menghasilkan sesuatu (biasanya produk atau jasa), dan dilakukan dalam kurun waktu tertentu.

Penjelasan lebih lanjut tentang apa itu project akan kami bahas dalam artikel Rumahweb Indonesia kali ini. Mari disimak!

Apa itu Project?

Project adalah aktivitas yang berlangsung sementara dengan tenggat waktu yang sudah ditentukan dengan jelas. Istilah untuk menyebut awal dari project adalah kick off, sedangkan akhir dari project disebut closing.

Project dimulai dengan mengumpulkan ide, lalu dilanjutkan dengan pelaksanaan, dan terakhir penutupan. Project juga kerap melibatkan banyak pihak, mulai dari pihak internal hingga eksternal.

BACA JUGA: Apa itu Branding? Pengertian, Fungsi dan Contohnya

Tujuan Project

Secara umum, tujuan dari project adalah untuk mencapai hasil yang sudah ditentukan di awal. Hasil ini bisa berupa banyak hal, mulai dari mendapat aset, membuat produk atau layanan dan jasa, dan masih banyak lagi.

Tujuan project juga bisa bersifat abstrak, misalnya meningkatkan produktivitas atau motivasi karyawan.

Tujuan project berbeda dengan goals project. Goals sifatnya lebih luas daripada tujuan. Goals harus menguraikan apa yang telah terjadi setelah project berhasil dan menyelaraskannya dengan keseluruhan tujuan bisnis. 

Di sisi lain, tujuan project biasanya lebih rinci dan spesifik dibanding goals. 

Jenis Project

Ada beberapa jenis project yang perlu Anda ketahui, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Project Konstruksi

Jenis pertama dari project adalah project konstruksi, yang termasuk jenis project paling sering ditemui. Sesuai namanya, project ini bertujuan untuk menghasilkan suatu bangunan.

2. Project Manufaktur

Manufacture project adalah kegiatan yang bertujuan menghasilkan produk, seperti kendaraan, barang elektronik, hingga makanan. Project ini dilakukan dalam skala besar dengan biaya produksi yang tinggi.

3. Project Penelitian dan Pengembangan

Jenis selanjutnya dari project adalah project penelitian dan pengembangan, atau dikenal dengan istilah R&D (Research & Development). Project ini dilakukan untuk meneliti suatu produk hingga kebiasaan yang di masyarakat.

4. Project Kelayakan Manajemen

Project ini berhubungan dengan manajemen perusahaan. Goals yang dicapai biasanya terkait dengan efektivitas penanganan dalam manajemen, manajemen risiko, hingga strategi untuk meningkatkan kualitas suatu manajemen.

5. Project Kapital

Capital project adalah kegiatan yang dilakukan untuk tujuan sosial,  misalnya berupa pembelian lahan dan material untuk sebuah project konstruksi.

BACA JUGA: Apa itu Freelance? Pengertian dan Cara Menjadi Freelancer

Unsur Project

Ada beberapa unsur yang memengaruhi pelaksanaan suatu project. Jika salah satunya tidak terpenuhi, maka project bisa terhambat pelaksanaannya. Unsur-unsur project adalah:

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM adalah unsur yang paling penting dalam sebuah project. Tanpa SDM, project tidak akan bisa berjalan. Biasanya, SDM akan dibagi menjadi beberapa divisi, sesuai kebutuhan. Secara umum, divisi tersebut meliputi supervisor, staf, dan project manager.

2. Waktu

Unsur lain yang tak kalah penting dari project adalah waktu, yang terkait dengan berapa lama project tersebut akan dijalankan. Unsur ini juga meliputi timeline project dan goals yang harus dicapai dari waktu ke waktu.

3. Biaya

Biaya atau uang menjadi unsur krusial dari pelaksanaan sebuah project. Uang akan digunakan untuk membeli berbagai kebutuhan yang diperlukan untuk menjalankan sebuah project, termasuk untuk membayar tenaga kerja.

4. Ruang Lingkup

Unsur selanjutnya dari project adalah ruang lingkup. Dapat dikatakan, ruang lingkup ini seperti batasan dalam sebuah project. Unsur ini perlu ditentukan sejak awal dengan mempertimbangkan waktu dan biaya.

Tujuan unsur ini adalah agar hasilnya lebih jelas dan pelaksanaan project tidak meluas ke pekerjaan lain di luar lingkup project.

BACA JUGA: Project Management: Definisi dan Tools yang Sering Digunakan

Cara Merancang Project Plan

Sebelum project dijalankan, tentu Anda harus membuat project plan. Berikut cara merancang project plan:

1. Menyusun Garis Besar Project

Sebuah project harus diawali dengan menyusun garis besar project, seperti menentukan alasan mengapa project tersebut harus dijalankan. Selain itu, Anda juga harus menentukan manfaat dan ROI dari project tersebut.

2. Mendiskusikan dengan Stakeholder

Langkah selanjutnya adalah mendiskusikan dengan setiap pihak yang terlibat. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi tujuan akhir proyek sesuai kebutuhan para stakeholder.

3. Menetapkan Ruang Lingkup Project

Setelah ada gambaran yang cukup baik dari sebuah project, selanjutnya penting juga untuk menentukan ruang lingkup atau cakupan project. Ruang lingkup ini terkait dengan apa saja yang perlu dilakukan dalam project tersebut, sehingga hal-hal yang tidak penting bisa dihindari dan pelaksanaan project menjadi lebih efisien.

4. Menentukan Tujuan dan Sasaran

Tujuan project terkait dengan hasil yang ingin dicapai, sedangkan sasaran meliputi hal-hal yang lebih spesifik, seperti kegiatan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan project.

5. Merencanakan Hasil

Langkah selanjutnya dari membuat project plan adalah mendeskripsikan hasil yang jelas. Hal ini penting dilakukan agar setiap keinginan dan kebutuhan para stakeholder bisa tercapai.

6. Menyusun Timeline Project

Suatu project harus memiliki timeline atau jadwal yang baik. Timeline meliputi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam kurun waktu tertentu, termasuk daftar kebutuhan, sumber daya, keuangan, dan lain-lain.

7. Mendelegasikan Tugas

Langkah selanjutnya adalah mendelegasikan tugas kepada setiap pihak yang bertugas. Para anggota tim harus memiliki kemampuan dan pengalaman yang sesuai dengan bidang project agar pelaksanaannya berjalan dengan baik.

8. Meninjau Nilai Risiko

Setiap project tentu memiliki nilai risiko masing-masing. Peninjauan nilai risiko penting dilakukan agar Anda dapat merumuskan upaya-upaya preventif dan penyelesaian risiko tersebut.

Inilah alasan mengapa rencana project juga harus fleksibel untuk menghadapi kemungkinan risiko-risiko tersebut.

9. Melaporkan Perkembangan Project

Saat project sudah berjalan, penting untuk tetap meninjau dan melaporkan setiap perkembangannya. Anda dapat menentukan waktu untuk mengatur pertemuan dengan para stakeholder saat project dijalankan.

Tujuannya adalah untuk saling berdiskusi terkait perkembangan project dari masing-masing divisi. Dalam manajemen proyek, project plan hanya satu dari sekian banyak kegiatan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan dari project tersebut.

Project adalah kegiatan yang bersifat sementara untuk mendapat hasil tertentu. Semakin besar project yang dijalankan, semakin rumit tahapan dalam melaksanakan project tersebut.

Demikian ulasan Rumahweb mengenai project. Semoga membantu Anda yang akan menyusun sebuah project, ya!