Hairum FellayatiDalam dunia professional, project management adalah salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan, terutama ketika suatu perusahaan sedang mengerjakan proyek-proyek besar. Ada berbagai project management tools yang dapat digunakan untuk memaksimalkan aspek ini.
Project management adalah hal yang perlu dilakukan agar proyek dapat dikerjakan seefektif dan seefisien mungkin demi hasil yang lebih maksimal. Jika Anda ingin meniti karir di bidang ini, Rumahweb akan membahas mengenai pengertian, hingga berbagai project management tools yang dapat Anda gunakan!.
Mengenal Project Management Tools
Sebelum membahas berbagai tools yang dapat digunakan, Anda perlu memahami terlebih dulu arti dari project management.
Jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia, project management artinya manajemen proyek. Secara definitif, project management adalah suatu metode dalam merencanakan dan mengelola sumber daya yang bisa digunakan perusahaan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Ada berbagai proses yang termasuk dalam project management, mulai dari inisiasi, perumusan strategi, pelaksanaan, pengawasan, hingga penutupan.
Satu hal yang membedakan management secara umum dengan project management adalah dari segi waktu. Management secara umum tidak membahas konteks waktu. Sedangkan project management adalah metode perencanaan yang berbasis pada waktu.
Artinya, ada batas waktu yang disepakati untuk menyelesaikan sebuah proyek, dan bagaimana berbagai sumber daya yang digunakan hingga dana yang dimiliki bisa mendukung keberhasilan proyek tersebut.
Seseorang yang ditunjuk untuk memimpin sebuah proyek disebut sebagai project manager atau manajer proyek. Dialah yang bertanggung jawab terhadap keberlangsungan sebuah proyek. Tak heran jika seorang manajer proyek dituntut untuk memiliki keahlian dalam komunikasi, negosiasi, dan pengetahuan bisnis yang memadai.
Proyek dalam skala besar seringkali membutuhkan manajemen proyek yang baik. Untuk mendukung hal ini, ada sejumlah tools yang bisa digunakan demi keberlangsungan sebuah proyek. Tools dalam project management adalah alat atau sarana yang fungsinya untuk melihat perkembangan dari proyek yang sedang dikerjakan.
Selain itu, manfaat lain tools atau alat dalam project management adalah untuk memudahkan project manager melakukan perencanaan yang tepat, menetapkan tugas, menentukan deadline, mendelegasikan tugas, dan melacak waktu yang tersisa.
Tools dalam project management juga berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi antar satu individu dan individu lain yang terlibat dalam proyek tersebut.
BACA JUGA: Brand Management Untuk Bisnis Yang Berkesinambungan
Project Management Tools
Secara umum, project management tools terdiri atas dua jenis: gratis dan berbayar. Berikut ini rekomendasi project management tools yang bisa Anda gunakan.
Paid (Berbayar)
1. Zoho Project
Project management tools ini menyediakan fitur tracking tugas, kolaborasi, dan bug tracking. Selain itu juga ada fitur pengingat deadline pada beberapa proyek secara bersamaan, fitur real-time chat, dan forum pages.
Sebenarnya, Zoho menyediakan paket gratis, tetapi fitur dan penggunanya sangat terbatas.
Berikut paket-paket yang tersedia pada Zoho:
- Paket Standard : $3 (10 pengguna)
- Paket Express : $4/pengguna/bulan (50 pengguna)
- Paket Premium : $5/pengguna/bulan (100 pengguna)
- Paket Enterprise : $6/pengguna/bulan (pengguna unlimited).
2. Kissflow Project
Kissflow Project dapat menjadi opsi tools bagi project manager fungsional maupun orang-orang yang baru mengenal project management.
Tools ini dapat digunakan untuk mengatur status proyek, membuat sub-tugas, visualisasi, pengelompokkan, hingga mengintegrasikan ke Google Suite dan Microsoft 365. Ada 3 kategori harga yang dapat dipilih, mulai dari free, basic, sampai advance.
- Free : user tidak terbatas, tetapi fitur dan penyimpanan terbatas.
- Basic : $5/pengguna/bulan, minimal 10 user, penyimpanan unlimited.
- Advance : $12/pengguna/bulan, minimal 10 user, fitur lebih advance.
3. ProofHub
Project management tools satu ini menyediakan fasilitas “ruang kerja terpusat”, untuk mengatur daftar tugas, alur kerja, bagan Gantt, forum diskusi, kalender, dan dokumen. Ada 2 paket yang ditawarkan ProofHub dengan jumlah pengguna tidak terbatas:
- Paket Essential : $50/bulan
- Paket Ultimate Contro l: $99/bulan
BACA JUGA: Aplikasi CapCut : Pengertian, Fitur dan Cara Downloadnya
Free (Gratis)
1. Trello
Trello adalah tool yang cukup populer digunakan untuk kolaborasi tim. Beberapa kelebihannya adalah aplikasinya yang ringan, sederhana, dan mudah digunakan.
Trello memiliki fitur boards, lists, dan cards untuk membuat tugas sehingga membuat daftar proyek terlihat rapi. Pada dasarnya, Trello dapat digunakan secara gratis, tetapi tool ini juga menyediakan layanan berbayar dengan fitur-fitur yang lebih advance.
2. Slack
Selain Trello, tools populer lain dalam project management adalah Slack. Salah yang menarik dari tool ini adalah fitur instant messaging yang dapat mempermudah komunikasi antar anggota tim.
Selain itu, Slack juga bisa mengatur channel tim/proyek yang sedang dikerjakan menjadi channel public dan private. Selain tersedia versi free, Slack juga menyediakan paket berlangganan mulai dari $6,62/user per bulan.
3. Asana
Asana adalah tools yang berfokus pada manajemen tugas dan kolaborasi. Tool ini memiliki fitur workflow yang dapat mengotomatisasi tugas berulang. Anda juga dapat mengundang user baru tanpa batas. serta membuat custom rules dan approval workflows.
Selain yang disebutkan di atas, sebenarnya ada juga tools paling populer yang sudah diketahui hampir setiap pengguna internet dan dapat digunakan secara gratis, yaitu Google. Google memiliki sejumlah aplikasi seperti Google Calendar, Gmail, Google Google Drive, Slide, Spreadsheets, dan Docs yang saling terintegrasi dan memudahkan pengerjaan sebuah proyek.
Namun bagi Anda yang ingin menggunakan semua tools tersebut dengan nama domain sendiri, maka Anda bisa menggunakan layanan Google Workspace. Dengan Google Workspace, email Anda akan terlihat lebih profesional dan semua kebutuhan perusahaan Anda bisa dipenuhi.
Dapat dikatakan bahwa project management adalah sebuah proses yang sangat penting dilakukan untuk memastikan proyek berjalan dengan baik. Ada berbagai project management tools yang dapat Anda gunakan. Kira-kira, manakah yang menjadi favorit Anda?
Agnes Sony Tianinda
Alwan Rosyidi