Procurement: Arti, Tujuan, Jenis, hingga Tahapannya

Procurement adalah salah satu divisi dalam bisnis yang turut menopang mata rantai di dalam perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Secara bahasa, procurement artinya pengadaan. Jika Anda yang menyukai bidang manajemen bisnis, akuntansi, atau ilmu-ilmu sejenis, maka membangun karir di bidang procurement bisa dijadikan pilihan.

Procurement adalah istilah yang kerap digunakan dalam dunia bisnis. Banyak orang sering tertukar antara procurement dan purchasing. Karena jika procurement adalah pengadaan, maka purchasing adalah proses dalam membeli barang dan jasa tersebut. Bisa disimpulkan bahwa meski keduanya mirip secara definisi, tetapi metode dan fungsinya berbeda.

Apa itu procurement, apa tujuannya, apa saja jenis-jenisnya hingga seperti apa tahapannya? Semua pertanyaan Anda akan diulas dalam artikel berikut ini. Mari disimak!

Arti Procurement 

Procurement artinya upaya pengadaan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dapat dikatakan bahwa procurement adalah divisi atau tim yang memastikan ketersediaan barang atau jasa terkait bisnis perusahaan dan berasal dari sumber eksternal.  

Barang atau jasa yang dibutuhkan biasanya berskala besar dan sangat berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, procurement tidak hanya mengadakan barang atau jasa secara asal-asalan.

Pengadaan dilakukan berdasarkan hasil analisis kebutuhan perusahaan, pemilihan vendor, proses negosiasi, membuat perjanjian bisnis, hingga pencatatan atau pengarsipan dokumen pembelian. 

BACA JUGA: Supplier Adalah: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Caranya

Tujuan Procurement 

Procurement adalah salah proses paling penting dalam bisnis atau perusahaan. Ada beberapa tujuan procurement, di antaranya memastikan proses penyediaan barang dalam waktu yang sudah ditentukan, memastikan kesesuaian kuantitas, serta mengecek kualitas barang tersebut.

Melalui procurement, perusahaan dapat menemukan supplier terbaik untuk memenuhi kebutuhan, termasuk mendapat harga yang kompetitif. Orang-orang yang bekerja dibidang inilah yang bertanggung jawab dalam proses komunikasi dengan supplier untuk membuat perjanjian bisnis hingga proses pembayarannya.

Jenis Procurement

Jika Anda memiliki latar belakang bisnis, akuntansi, dan sejenisnya, procurement adalah bidang yang mungkin cocok untuk Anda lakoni. Procurement dapat dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain:

1. Direct Procurement

Jenis pertama yang perlu Anda ketahui dalam procurement adalah direct procurement. Direct procurement merupakan kegiatan pengadaan barang dalam bentuk mentah yang dibutuhkan dalam proses produksi untuk menghasilkan barang jadi.

Contoh barang direct procurement adalah bahan bahan baku mentah, komponen dari produk jadi, mesin, dan lain sebagainya.

2. Indirect Procurement

Jenis selanjutnya dalam procurement adalah indirect procurement. Jenis ini meliputi pengadaan barang atau jasa yang tidak berhubungan dengan proses produksi. Misalnya, jasa marketing, ATK, furnitur, dan sejenisnya. 

3. Goods Procurement

Goods procurement adalah jenis pengadaan barang dalam bentuk fisik. Jadi baik direct maupun indirect procurement, selama barang yang disediakan berbentuk fisik, maka sudah termasuk dalam goods procurement.

4. Service Procurement

Kebalikan dari goods procurement, service procurement adalah jenis pengadaan dalam bentuk layanan jasa pihak eksternal yang dibutuhkan oleh perusahaan. Contohnya, vendor, agensi, firma hukum, jasa keamanan, dan lain-lain.

BACA JUGA: Power Supply: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerja

Tahapan Procurement

Karena procurement artinya pengadaan, terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui. Secara umum, rangkaian atau tahapan dalam procurement adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan

Tim procurement akan mengumpulkan data kinerja perusahaan, termasuk targetnya. Selanjutnya, tim akan mencatat barang dan jasa yang dibutuhkan. Hasil identifikasi kebutuhan perusahaan inilah yang diajukan ke pihak manajemen untuk disetujui.

2. Mencari Sumber Barang dan Jasa

Setelah identifikasi, tahapan selanjutnya dalam procurement adalah mencari sumber barang dan jasa. Hal ini berkaitan dengan vendor atau supplier. Sumber dapat ditunjuk langsung atau melakukan lelang secara umum maupun terbatas.

3. Mengidentifikasi dan Menganalisis Supplier

Setelah mendapat list supplier, tugas selanjutnya dari tim procurement adalah menganalisis supplier dari segi kualitas, kuantitas, hingga rekam jejak. 

4. Penawaran Barang dan Jasa

Setelah supplier terpilih, perusahaan akan meminta penawaran untuk melihat keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Selanjutnya, perusahaan dapat melakukan negosiasi tawaran untuk semakin meminimalisasi pengeluaran. 

Setelah mencapai kesepakatan bersama, perusahaan akan menetapkan supplier yang terpilih untuk pengadaan barang dan jasa.

5. Purchase Order

Setelah penetapan, perusahaan akan membuat dokumen purchase order (PO) sebagai bukti jadi pembelian. Dokumen ini biasanya ditandatangani oleh pihak perusahaan.

6. Pemeriksaan Barang dan Jasa

Tahap terakhir dari procurement adalah pemeriksaan barang dan jasa supplier dari segi kualitas dan kuantitas sebelum dilakukan pembayaran atau pelunasan. Perusahaan dapat melakukan komplain atau negosiasi kembali jika barang dan jasa yang disediakan tidak sesuai dengan kesepakatan.

Jika barang atau jasa yang diterima sudah sesuai, perusahaan dapat memproses pelunasan yang sudah disepakati.

BACA JUGA: Apa itu Dropshipping? Bagaimana Cara Menjadi Dropshipper?

Perbedaan Procurement dengan Purchasing

Lalu, apa perbedaan antara procurement dengan purchasing? Mungkin tak sedikit yang menganggap bahwa keduanya adalah hal yang sama. Namun, kedua istilah ini memiliki perbedaan yang cukup signifikan.

Procurement adalah proses strategis berisi riset hingga perencanaan. Misalnya, melakukan analisa, memilih, membangun hubungan dengan supplier, serta mengecek kualitas barang yang ditawarkan. Sedangkan purchasing adalah proses transaksional, meliputi pemesanan dan pembayaran saja.

Procurement lebih berfokus pada kepentingan nilai barang atau jasa daripada biaya. Misalnya, memilih supplier dengan kualitas yang lebih baik dan lebih bagus. Sebaliknya, purchasing lebih mementingkan biaya yang dikeluarkan, termasuk upaya untuk menghematnya.

Kesimpulan 

Procurement adalah upaya untuk penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu bisnis atau perusahaan. Procurement bertanggung jawab atas ketersediaan barang, baik dari segi waktu, kualitas, hingga kuantitas.

Karena procurement artinya pengadaan, orang-orang yang melakoni bidang ini akan melakukan sejumlah tahapan. Mulai dari identifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan mencari dan supplier, melakukan purchase order, hingga memastikan kualitas barang dan jasa yang dipesan.

Jadi, procurement adalah sebuah upaya yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa. Itulah penjelasan Rumahweb Indonesia mengenai procurement. Semoga bermanfaat!