Apa itu Planning? Pengertian, Tujuan, dan Cara Membuatnya

Planning adalah istilah bahasa Inggris yang banyak digunakan dalam percakapan sehari-hari. Meski penggunaannya cukup lumrah, mungkin masih banyak orang yang belum benar-benar memahami penjelasan detail dari apa itu ‘planning’.

Sebenarnya, apa itu planning, apa saja manfaatnya dalam konteks bisnis, serta apa perbedaannya dengan controlling? Mari simak artikel dari Rumahweb Indonesia kali ini!

Apa itu Planning

Jika diterjemahkan ke bahasa Indonesia, planning artinya perencanaan, yang berasal dari kata dasar ‘rencana’. Namun sebenarnya, apa itu planning? Sederhananya, planning adalah susunan rencana berdasarkan berbagai pertimbangan dan pemikiran seseorang.

Dalam konteks manajemen bisnis, planning umumnya berisi rencana terkait apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, hingga kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut.

BACA JUGA: Business Plan: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya

Tujuan Planning

Sebenarnya, planning adalah istilah yang dapat diterapkan dalam berbagai konteks, mulai dari profesional sampai personal. Pada artikel kali ini, Rumahweb akan membahas istilah planning pada konteks profesional atau bisnis. Berikut ini beberapa tujuan planning pada konteks bisnis:

1. Memberi Arahan yang Jelas

Tujuan utama dari planning adalah memberikan arahan yang jelas kepada setiap orang yang terlibat, termasuk jika planning dilakukan untuk tugas individu. Dengan planning yang tercatat rapi, Anda akan lebih mudah memahami setiap langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. 

2. Meminimalisasi Dampak yang Kurang Baik

Tujuan lain dari planning adalah membantu mengurangi kemungkinan kegagalan dari suatu pekerjaan. Hal ini karena ketika planning dilakukan, Anda otomatis akan memetakan kemungkinan risiko yang dapat terjadi. Jadi, Anda dapat menghindari langkah yang dapat menghambat tugas.

3. Menghindari Pemborosan dan Ketidakpastian

Tidak hanya itu, planning juga dapat membantu meminimalisasi ketidakpastian serta pemborosan. Hal ini karena dengan planning, Anda dapat fokus pada langkah yang sudah direncanakan.

Manfaat Planning

Planning tidak hanya dapat membuat suatu pekerjaan menjadi lebih efektif. Ada beberapa manfaat planning dari konteks bisnis, di antaranya:

1. Panduan Keputusan

Manfaat pertama dari planning adalah menjadi panduan dalam setiap pengambilan keputusan yang dilakukan individu maupun tim. Keputusan yang tepat tentu akan berpengaruh terhadap kinerja yang lebih efektif dan efisien.

2. Meningkatkan Sumber Daya

Dengan planning yang baik, seorang manajer juga dapat memaksimalkan sumber daya yang ada. Planning dapat membantu mengarahkan perusahaan untuk mendelegasikan tugas kepada pihak-pihak sesuai porsinya.

3. Sumber Motivasi

Tanpa planning, sulit bagi seseorang untuk fokus pada tujuan yang sudah ditetapkan di awal. Manfaat selanjutnya dari planning adalah menjadi sumber motivasi, yang membuat Anda dapat lebih berkomitmen terhadap pekerjaan atau tugas yang diampu.

4. Menetapkan Standar Kerja

Planning juga dapat membantu menentukan standar dari sebuah kinerja. Planning dapat menjadi acuan apakah suatu pekerjaan sudah dilakukan dengan baik, atau justru melenceng dari tujuan utama dan perlu dikoreksi.

5. Menciptakan Fleksibilitas

Dengan planning, seluruh tim juga dapat memantau aspek-aspek yang berhubungan dengan tujuan perusahaan. Jadi saat ada perubahan, mereka dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.

BACA JUGA: Cara Membuat Marketing Campaign yang Sukses

Jenis Planning

Planning adalah istilah yang sangat luas. Dalam dunia pekerjaan atau bisnis, planning dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Apa saja?

1. Berdasarkan Waktu

Berdasarkan waktunya, planning dapat dibagi menjadi dua jenis, yakni planning jangka panjang dan pendek.

• Planning Jangka Panjang

Perencanaan dibuat dalam jangka waktu yang cukup lama, biasanya lebih dari lima tahun.

• Planning Jangka Pendek

Perencanaan yang disusun dalam jangka waktu yang lebih singkat, yakni kurang dari lima tahun. 

2. Berdasarkan Ruang Lingkup

Jenis selanjutnya dari planning adalah berdasarkan ruang lingkupnya. Dalam konteks perusahaan, planning ini biasanya dibuat oleh setiap divisi. Sebagai contoh, ada planning dalam ruang lingkup finance, operasional, dan lain sebagainya.

3. Berdasarkan Tingkatan

Planning juga dapat dibagi berdasarkan tingkatan atau urgensinya. Planning yang paling penting atau urgent dibuat karena ada hal-hal tertentu yang sifatnya juga mendesak. Sebagai contoh, karena ada kecelakaan kerja, tim A membuat planning khusus untuk menutup kekurangan satu orang, yang baru saja mengalami kecelakaan.

Perbedaan Planning dan Controlling 

Pernah mendengar istilah controlling? Mungkin banyak orang yang rancu dengan konsep planning dan controlling. Planning berbeda dengan controlling. Lalu, apa sih bedanya?

1. Definisi

Planning adalah langkah pertama yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan. Planning memuat apa yang perlu dilakukan, bagaimana caranya, hingga kapan dan di mana melakukannya.

Berbeda dengan controlling, di mana controlling adalah tanggung jawab utama semua manajemen di perusahaan mana pun.

2. Fungsi

Fungsi planning adalah untuk melihat ke depan. Sedangkan controlling berfungsi untuk mengendalikan keadaan di masa lalu atau di masa sekarang.

3. Proses

Jika dilihat dari prosesnya, planning dilakukan di awal tujuan ditentukan. Sedangkan controlling dilakukan setelah ada tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Agar lebih mudah memahami perbedaan keduanya, simak tabel berikut:

BACA JUGA: Cara Membuat Startup dan Cara Mengembangkannya

Cara Membuat Planning yang Baik

Dari penjelasan di atas, apakah Anda pernah membuat sebuah planning? Atau Anda tertarik ingin mencoba membuat planning untuk bisnis atau pekerjaan? Lalu, dari mana dan bagaimana cara membuat planning yang baik? Berikut kami rangkum untuk Anda!

1. Menentukan Tujuan

Planning tidak akan bisa dilakukan tanpa ada tujuan yang jelas. Jadi, langkah paling awal yang perlu dilakukan sebelum membuat planning adalah menentukan tujuan dari pekerjaan Anda.

2. Membuat Daftar Tugas

Setelah memiliki tujuan yang jelas, langkah selanjutnya dalam membuat planning adalah membuat daftar tugas atau langkah-langkah yang perlu dilakukan secara runtut dan jelas.

3. Membuat Timeline

Timeline adalah elemen penting dalam planning, karena dengan timeline yang baik, pekerjaan akan lebih efektif dari segi waktu, biaya, serta sumber daya.

4. Membuat Daftar Check Point

Langkah selanjutnya dari planning adalah membuat achievement checkpoint, yakni rincian goals/tujuan sederhana dari tujuan utama. Dengan lembar ini, Anda dapat memantau langkah yang sudah dan belum dikerjakan, yang juga dapat menjadi motivasi bagi anggota tim dalam menjalankan tugasnya.

5. Mencatat Kebutuhan Sumber Daya

Setiap tujuan pekerjaan tentu membutuhkan sumber daya. Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya juga termasuk dalam perumusan planning. Dengan mencatat semua sumber daya yang dimiliki, Anda jadi tahu apa saja yang perlu ditambah atau dikurangi.

6. Memvisualisasikan Rencana

Langkah selanjutnya dari planning adalah memvisualisasikan rencana atau tindakan yang akan dilakukan. Hal ini bertujuan agar setiap pihak yang terlibat dapat memahami tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan awal.

7. Lakukan Pemantauan, Evaluasi, dan Perbaikan

Planning tidak hanya berhenti setelah tugas mulai dilakukan. Pemantauan, evaluasi, dan perbaikan adalah tiga langkah yang tak kalah penting agar tujuan utama dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

Planning adalah proses yang penting dilakukan dalam setiap bisnis. Dengan planning yang tepat, Anda dapat lebih mudah membagi dan mengerjakan tugas-tugas demi mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Demikian artikel kami tentang apa itu Planning hingga cara membuatnya, semoga artikel ini bermanfaat.