Hairum FellayatiPayroll adalah istilah yang sudah tidak asing lagi, terutama bagi Anda yang bekerja atau memiliki perusahaan. Istilah ini identik dengan upah atau gaji yang didapatkan oleh karyawan setiap bulannya.
Mulai dari arti payroll, tujuan, hingga mekanismenya, akan diulas lengkap oleh Rumahweb Indonesia pada artikel kali ini. Yuk, simak sampai habis!
Arti Payroll
Payroll adalah skema pembayaran atau penggajian yang dilakukan perusahaan terhadap karyawan secara rutin dalam jangka waktu tertentu. Skema ini akan mengintegrasikan berbagai data, sehingga perhitungan yang kompleks bisa dilakukan dengan akurat, cepat, dan tepat waktu.
Payroll umumnya dikelola oleh tim atau divisi keuangan. Namun jika skala perusahaan masih kecil, payroll juga dapat dikelola sendiri oleh pemilik perusahaan.
Seperti yang sudah disebutkan, payroll mampu melakukan perhitungan dengan cepat dan tepat, bahkan perhitungan yang kompleks sekalipun.
Jadi, payroll tidak hanya digunakan untuk menghitung gaji pokok saja. Ada komponen lain, seperti bonus, lembur, hingga potongan pajak yang masuk dalam perhitungan. Tentunya, proses ini dilakukan menggunakan software atau aplikasi tertentu.
BACA JUGA: Apa itu Software? Pengertian, Jenis dan Contohnya
Tujuan Payroll
Setelah mengetahui arti Payroll, selanjutnya Anda perlu memahami tentang tujuan dibuatnya sistem ini. Ada beberapa tujuan yang dapat di raih dengan menggunakan payroll, di antaranya:
1. Jaminan Otorisasi Aspek Gaji Karyawan
Tujuan pertama payroll adalah sebagai jaminan otorisasi aspek gaji karyawan. Hal ini meliputi besaran gaji, pemberian dan pemotongan gaji, hingga statusnya. Dengan payroll berbagai aspek ini akan dicatat dan dilaporkan secara akurat.
2. Jaminan Penggajian Sesuai Aturan
Dengan payroll, sistem dan perhitungan gaji akan disesuaikan dengan aturan yang ada dan berlaku untuk semua karyawan secara otomatis. Jadi, HRD atau tim terkait tidak perlu melakukan penyesuaian setiap saat.
3. Mengelola Seluruh Proses Penggajian
Tujuan terakhir dari payroll adalah mengelola seluruh proses penggajian. Hal ini termasuk proses pengelompokan golongan dan jabatan, rincian komponen gaji, perhitungan pajak penghasilan, pembayaran gaji, pelaporan, hingga pemberian slip gaji.
BACA JUGA: Apa itu Content Creator? Jenis, Tugas, dan Gajinya
Manfaat untuk Perusahaan
Saat ini semakin banyak perusahaan, baik skala kecil maupun besar, memilih menggunakan payroll sebagai sistem pembayaran. Hal ini tentu wajar, karena payroll memiliki berbagai manfaat. Apa saja?
1. Dapat Disesuaikan dengan Ketentuan Perusahaan
Setiap perusahaan tentu memiliki ketentuan masing-masing, termasuk dalam penggajian atau pemberian upah karyawan. Perusahaan bisa menyesuaikan sistem payroll dengan ketentuan yang ada. Dengan begitu, payroll tidak akan mengganggu proses bisnis perusahaan.
2. Data yang Terintegrasi dan Perhitungan Otomatis
Manfaat selanjutnya dari payroll adalah data yang terintegrasi. Seperti yang diketahui, dalam perhitungan payroll ada berbagai data yang berbeda. Mulai dari identitas, presensi, absensi, cuti, lembur, hingga bonus.
Dengan menggunakan sistem payroll, semua data tersebut akan terintegrasi. HRD dan divisi keuangan pun akan dimudahkan dalam mengelola data karyawan, karena semua perhitungan yang kompleks dilakukan secara otomatis.
Selain perhitungan otomatis, upah atau gaji juga akan dibayarkan secara otomatis di tanggal yang sudah ditentukan.
3. Mengetahui Laporan Gaji secara Rinci
Tidak hanya menghitung secara kompleks, payroll juga bermanfaat sebagai dokumentasi laporan gaji karyawan. Artinya, payroll memberikan data detail terkait gaji yang diterima oleh setiap karyawan. Mulai dari bonus yang didapat hingga potongan, seperti untuk pajak dan BPJS.
4. Meminimalisasi Human Error
Manfaat lain yang tak kalah penting dari payroll adalah menghilangkan, atau setidaknya meminimalisasi, adanya human error. Hal ini karena perhitungan dilakukan secara tersistem.
Mekanisme Payroll Otomatis
Arti payroll adalah skema penggajian. Hal ini berarti ada rangkaian atau mekanisme yang dilalui. Setiap payroll mempunyai skema yang unik dan berbeda. Namun secara umum, mekanisme payroll dibagi menjadi tiga, antara lain:
1. Pre-payroll
Pre-payroll adalah tahapan pertama yang akan dilakukan oleh perusahaan. Manajemen akan menentukan kebijakan penggajian, seperti tunjangan, lemburan, bonus, pajak, dan pemotongan gaji.
Selanjutnya, HRD akan melakukan pemeriksaan dan validasi data. Hal ini dilakukan untuk memastikan payroll sudah akurat dan sesuai kebijakan.
2. Payroll
Pada tahap ini, data karyawan sudah tervalidasi. Data tersebut kemudian dimasukkan ke dalam sistem untuk proses penghitungan gaji bersih.
3. Post-payroll
Setelah perhitungan selesai dilakukan, tim keuangan dan HRD akan melakukan pencatatan atau pembukuan transaksi keuangan. Setelah itu, barulah pembayaran gaji didistribusikan ke masing-masing karyawan.
BACA JUGA: Contoh Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan yang Dilirik HRD
Kesimpulan
Arti payroll adalah skema atau sistem penggajian yang dilakukan oleh perusahaan terhadap karyawan. Sistem ini bersifat otomatis dan diproses melalui aplikasi atau software tertentu. Payroll sangat mempermudah perusahaan dalam mendistribusikan upah karyawan.
Payroll juga mampu meminimalisasi human error terkait penghitungan gaji. Bagi karyawan, sistem payroll ini juga cukup bermanfaat karena bisa melihat rincian gaji yang diterima setiap bulannya. Selain itu, karyawan juga tetap bisa menerima gaji meski bukan di hari kerja karena pendistribusian gaji dilakukan sesuai dengan tanggal yang ditentukan.
Jadi, payroll adalah sistem penggajian yang akan membantu HRD, tim keuangan, atau pemilik perusahaan dalam menghitung upah karyawan. Itulah artikel mengenai arti payroll, manfaat, hingga mekanismenya. Semoga bermanfaat!
