Apa itu KPI? Pengertian, Jenis, dan Cara Menerapkannya

Pernahkah Anda mendengar istilah KPI? lalu apa itu KPI? Sederhananya, KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator, yang kerap dijadikan tolok ukur efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis dan menentukan langkah strategis ke depannya.

KPI adalah salah satu matriks yang berkaitan langsung dengan tujuan utama perusahaan. Karena itulah, penentuan KPI harus dilakukan dengan hati-hati dan berbasis pada banyak data.

Penasaran mengenai apa itu KPI, faktor-faktor yang memengaruhi KPI, serta bagaimana cara dan tips menentukan KPI? Artikel Rumahweb Indonesia kali ini akan membahas tuntas mengenai apa itu KPI. Pastikan simak sampai habis, ya!

Apa itu Key Performance Indicator (KPI)

Dalam arti luas, KPI adalah alat pengambilan keputusan yang dapat membantu organisasi atau perusahaan dalam mengukur kinerja individu, dan menilai sejauh mana organisasi atau perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya.

Dalam arti sempit, KPI adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Menurut Warren (2011), KPI adalah indikator bagaimana sebuah organisasi mengimplementasikan visi strategisnya serta bagaimana strategi tersebut terintegrasi secara interaktif dengan keseluruhan strategi organisasi.

BACA JUGA: Memahami Bisnis Model Canvas dan Elemen Yang Harus Ada

Jenis-jenis Key Performance Indicator

Agar lebih mudah dalam memahami KPI, berikut ini adalah jenis-jenis KPI yang penting diketahui:

1. KPI Finansial

Jenis pertama dari KPI adalah KPI finansial, yang menjadi jenis KPI paling umum. KPI finansial merupakan indikator kerja terkait semua hal tentang keuangan.

Contoh dari financial KPI adalah, memperbaiki quick ratio hingga 50% pada akhir tahun 2023, meningkatkan laba bersih perusahaan sebesar 30% pada Desember 2023, dan lain sebagainya.

2. KPI Operasional

Jika KPI finansial selalu diukur dengan angka, KPI operasional diukur dari kepuasan pelanggan. Dari KPI ini, perusahaan dapat melihat bagaimana karyawan memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan.

Contoh KPI operasional adalah mengoptimalkan otomasi customer service, atau membuat sistem pengiriman barang supaya lebih efektif dan efisien.

3. KPI Pertumbuhan

Jenis terakhir dari KPI adalah KPI pertumbuhan, yang meliputi segala hal yang berhubungan dengan growth perusahaan, mulai dari jumlah pengunjung, leads, pelanggan, hingga jumlah SDM.

Untuk dapat mencapai KPI pertumbuhan, dibutuhkan kontribusi dari berbagai departemen dalam perusahaan.

Mengapa Key Performance Indicator itu Penting?

Supaya lebih mudah dalam memahami KPI, berikut ini alasan mengapa KPI itu penting:

1. Target lebih Terukur

KPI penting untuk diperhatikan karena dapat membuat target menjadi lebih terukur. Sebenarnya KPI bukanlah tujuan atau target. Namun dengan adanya data yang menunjukkan kondisi perusahaan saat itu, perusahaan dapat merumuskan target baru di bulan atau tahun berikutnya agar perusahaan semakin berkembang.

2. Landasan Keputusan Penting

KPI juga penting untuk diperhatikan karena dapat menjadi sumber atau landasan dari berbagai keputusan penting dalam perusahaan.

Alasan ini sebenarnya masih berhubungan dengan poin sebelumnya, di mana saat target sudah dirumuskan, perusahaan akan lebih mudah menentukan strategi yang mendukung tercapainya target tersebut.

3. Mengasah Kemampuan Karyawan

KPI juga dapat mengasah kemampuan karyawan secara tidak langsung. Hal ini dapat terjadi karena dengan target atau tujuan yang jelas, karyawan akan didorong untuk terus meningkatkan skill-nya agar dapat mencapai target tersebut.

KPI juga identik dengan pemberian reward, di mana siapapun yang dapat mencapai target KPI-nya akan menerima bonus. Karena sistem inilah, karyawan juga menjadi lebih bersemangat dalam mencapai target tersebut.

4. Mengukur Performa Perusahaan

KPI juga dapat digunakan sebagai tolok ukur performa setiap karyawan atau departemen dalam perusahaan. Tanpa matriks yang jelas, penilaian terhadap performa berpotensi menjadi penilaian yang subjektif.

BACA JUGA: Lima Contoh Budaya Perusahaan yang Unik

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Key Performance Indicator

Agar lebih mudah dalam memahami KPI, berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi KPI:

1. Dukungan dan Keterlibatan Karyawan

Faktor penting yang memengaruhi KPI adalah dukungan dan keterlibatan karyawan. Hal ini dibutuhkan untuk melihat persepsi karyawan terhadap perusahaan. Karyawan yang mendukung tujuan perusahaan akan tercermin dalam kinerja dan perilakunya.

2. Reward untuk Karyawan

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, umumnya perusahaan memberikan reward bagi karyawan yang berhasil mencapai target KPI-nya. Pemberian reward secara tidak langsung juga dapat memengaruhi KPI, karena akan meningkatkan semangat karyawan dalam memperbaiki kinerjanya. 

3. Ketidakhadiran Karyawan

Faktor lain yang dapat memengaruhi KPI adalah ketidakhadiran karyawan. Hal ini masih berhubungan dengan poin pertama, di mana partisipasi karyawan berhubungan erat dengan kemajuan perusahaan.

Cara Menetapkan Key Performance Indicator

Supaya lebih mudah dalam merencanakan KPI, berikut ini merupakan cara untuk menetapkan KPI:

1. Mengidentifikasi Kinerja Bisnis yang Ingin Diukur

Langkah awal dalam menetapkan KPI adalah menentukan proyek atau pekerjaan mana yang akan dijalankan. Menetapkan target dan skala prioritas sangat penting untuk dilakukan sebelum menetapkan KPI.

2. Menetapkan Tolok Ukur

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan dalam menetapkan KPI adalah menentukan tolok ukur kuantitatif untuk setiap poin KPI yang ditetapkan. Penentuan ini harus dilakukan berdasarkan data yang ada, agar angkanya akurat.

3. Mem-breakdown KPI ke Peran-peran Terkecil

Untuk memudahkan pelaksanaannya, Anda juga perlu memecah KPI perusahaan menjadi KPI per divisi, yang kemudian dapat dipecah lagi menjadi KPI perseorangan. Tahap ini penting dilakukan untuk melacak divisi atau individu mana yang bertanggung jawab untuk KPI yang lebih besar.

4. Mengevaluasi Perubahan Target atau Kinerja

Cara berikutnya adalah melakukan evaluasi perubahan target atau kinerja. Evaluasi ini bertujuan untuk meninjau dan menentukan keberhasilan KPI di periode sebelumnya. Jika ternyata target tidak terpenuhi, perlu ada identifikasi apa saja faktor penyebabnya.

5. Mengatur KPI Perusahaan dari Awal

Setelah langkah-langkah di atas dilakukan, maka cara terakhir dalam menentukan KPI adalah mengatur KPI perusahaan dengan memastikan semua hal sudah siap, seperti target, tolok ukur, dan sumber data.

BACA JUGA: 7 Hal Penting yang Perlu Diketahui Saat Memulai Bisnis Online

Tips Menerapkan Key Performance Indicator

Agar lebih mudah dalam merencanakan KPI, berikut ini adalah tips untuk menerapkan KPI:

1. Buat Tujuan yang Jelas

Penerapan KPI dapat dilakukan dengan maksimal jika perusahaan memiliki tujuan yang jelas, strategis, dan sinergis dengan visi misi perusahaan.

2. Pengumpulan Data

Pengumpulan data adalah tahap yang tidak boleh terlewatkan saat menentukan KPI. Karena pengukurannya bersifat kuantitatif, maka diperlukan data yang spesifik dan valid untuk menentukan indikator kinerja utama.

3. Meninjau Perubahan

Dalam pelaksanaannya, perlu ada evaluasi atau tinjauan terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi agar perusahaan tidak salah langkah.

4. Membuat Rumusan KPI

Biasanya, beberapa KPI hanya berisi satu matriks atau ukuran. Namun, dalam kenyataannya hal ini juga bergantung pada kombinasi yang dirangkum dalam rumusan KPI.

5. Presentasi KPI

Agar penyampaian indikator kerja dapat dilakukan dengan lebih efisien dan mudah dimengerti, data yang semula berbentuk angka perlu diubah menjadi representasi visual yang menarik. Penampilan grafik atau bagan dapat membantu terwujudnya hal tersebut.

Jadi, apa itu KPI? dapat disimpulkan bahwa KPI adalah indikator yang penting untuk menilai efektivitas perusahaan, dan menentukan strategi yang perlu dilakukan ke depannya.

Demikian penjelasan mengenai KPI yang perlu Anda tahu. Semoga artikel ini membantu, ya!