Notion: Pengertian, Fitur, Kelebihan dan Cara Mempelajarinya

Seiring perkembangan teknologi, ada berbagai aplikasi kolaborasi yang dapat meningkatkan produktivitas kerja antar anggota tim. Notion adalah salah satu aplikasi kolaborasi yang menjadi pilihan yang cocok digunakan untuk berbagai bidang pekerjaan.

Kolaborasi atau kerja sama tim adalah menjadi kunci dalam mengembangkan inovasi berkelanjutan dengan optimal. Dalam suatu perencanaan, Anda wajib memiliki file catatan maupun task agar pekerjaan yang dilakukan terdokumentasi dengan rapi dan dapat dikerjakan sesuai target.

Notion adalah aplikasi yang cocok untuk meningkatkan kinerja antar anggota tim. Memangnya, apa itu Notion? Singkatnya, Notion adalah catatan digital yang dapat digunakan untuk mendokumentasi proses project yang sedang atau akan dikerjakan. Simak penjelasan lengkap tentang Notion di artikel dari Rumahweb Indonesia berikut!

Apa itu Notion?

Notion adalah aplikasi pencatatan yang berfungsi sebagai task management project dengan berbagai fitur di dalamnya. Notion dapat membantu developer dengan tingkat produktivitas tinggi, karena melalui Notion, semua task yang sedang dikerjakan dapat dimonitor bersama.

Awalnya, Notion dirancang sebagai catatan digital biasa. Seiring dengan pengembangannya, Notion mulai menambahkan berbagai fitur dan fungsi lain. Contohnya, fitur untuk menyusun database, portofolio, project kolaboratif, AI, dan masih banyak lagi.

Pada dasarnya, Notion dapat digunakan secara gratis, namun ada beberapa fitur yang hanya ditawarkan pada paket berbayarnya, seperti Notion AI, page analytics, hingga jumlah invitation team yang lebih banyak.

Dengan memanfaatkan Notion sebagai catatan kolaborasi, project Anda dapat lebih mudah dikontrol untuk mencapai tujuan akhir.

Fitur Notion

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, kini Notion memiliki berbagai fitur menarik yang dapat dimanfaatkan. Berikut Rumahweb rangkum lima fitur penting aplikasi Notion yang dapat Anda gunakan:

1. Notion AI

Sudah bukan rahasia lagi bahwa AI bukanlah tren musiman semata. Nyatanya, AI terbukti dapat meringankan berbagai pekerjaan manusia. Tak mengherankan, banyak aplikasi berbondong-bondong menambahkan fitur AI, termasuk Notion.

Notion AI adalah salah satu fitur unggulan yang dapat membantu Anda dalam menggunakan Notion maupun menyusun sebuah project, hingga menjawab beberapa pertanyaan penting terkait project yang dikerjakan.

Semua pertanyaan yang Anda ajukan akan tersimpan di history,. Jadi Anda dapat melihat jawabannya kembali sewaktu-waktu. Menarik dan sangat membantu, bukan?

Sayangnya, seperti yang sudah disinggung sebelumnya, Notion AI adalah tool Addon berbayar. Meskipun demikian, pengguna paket Free juga dapat menikmati fitur AI ini dengan membayar biaya $8 per bulan.

2. Docs

Notion Docs adalah fitur notes dan docs yang sederhana namun powerful untuk mencatat segala komunikasi dan pembuatan block project dalam satu halaman.

Menariknya lagi, ada banyak template fungsional yang dapat mempermudah Anda dalam menyusun dokumen. Template ini dibagi berdasarkan jenis pekerjaan. Beberapa pilihan template Notion Docs antara lain:

Meeting Notes

Anda dapat mencatat dan mengakses catatan rapat di satu tempat yang mudah diakses. Anda dapat menambahkan tag berdasarkan jenis rapat, agar lebih terorganisir dan mudah ditemukan.

Tak hanya tag jenis rapat, Anda juga Anda dapat menambahkan kapan pertemuan berlangsung dan siapa saja yang hadir.

Design System

Brand guidelines menjadi salah satu file penting dalam setiap project. Notion menyediakan fitur design system yang dapat digunakan untuk menyimpan patokan desain, aset, serta brand guidelines lainnya.

Fitur ini tak hanya memudahkan anggota tim dalam mengakses brand guidelines yang lebih terstruktur dan aplikatif. Design system juga memungkinkan aset dapat diunduh oleh seluruh anggota tim Anda.

Project Requirement

Project Requirement Documents (PRD) adalah template dokumen yang dapat membantu Anda membangun suatu produk dan memahami interaksi antara pengguna dan produk.

Template ini tentu akan memudahkan pekerjaan project manager dalam merangkum dan membagikan PRD juga akan memudahkan anggota tim lain dalam membaca dan memahami produk.

Pitch Deck

Siapa bilang pitch deck harus berbentuk presentasi menarik? Pitch deck adalah dokumen, umumnya presentasi, yang memberikan gambaran umum mengenai suatu perusahaan kepada klien atau calon investor.

Notion juga menyediakan template pitch deck yang sederhana namun informatif. Dengan template ini, Anda dapat memberikan detail informasi kepada klien terkait project yang dikerjakan.

3. Wiki

Notion Wiki adalah fitur yang dapat dimanfaatkan sebagai directory atau pusat informasi untuk semua file project Anda. Anda dapat menambahkan daftar pendoman technical, financial, ads, dan masih banyak lagi, tergantung project yang sedang dikerjakan.

4. Project Management

Fitur satu ini akan memudahkan pekerjaan project manager dalam membuat dan mengelola semua catatan project. Mulai dari database, agenda, diskusi, dan semua catatan lain yang berkaitan dengan progress project.

Anda juga dapat menandai dokumen sedang dikerjakan berada pada fase apa, termasuk tingkat prioritas dari project tersebut.

Ada tiga tag status project, yakni Not Started, In Progress, dan Done. Ada juga tiga status prioritas yang dapat dipilih, seperti Low, Medium, dan High.

5. Kalender

Fitur unggulan Notion yang sayang untuk dilewatkan adalah kalender. Dengan fitur ini, Anda dapat mengisi agenda kegiatan setiap harinya. Salah satu kelebihan fitur ini adalah mempermudah anggota tim yang lain dalam melihat detail jadwal yang sedang berjalan maupun membuat jadwal baru.

Kelebihan Notion

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa Notion adalah aplikasi kolaborasi yang memiliki banyak kelebihan, baik untuk mengorganisasi pekerjaan individu maupun tim. Berikut kami rangkum beberapa kelebihan Notion yang wajib Anda pahami:

1. Fleksibel

Notion adalah aplikasi yang dapat digunakan di berbagai perangkat dan OS, baik desktop maupun mobile. Tak hanya itu, Notion juga dapat digunakan langsung melalui website dengan mengakses situs notion.so.

Fleksibilitas ini tentu dapat membantu Anda dan anggota tim dalam melakukan monitoring kapan saja dan di mana saja.

2. Kolaboratif

Dari penjelasan di atas, sudah dapat disimpulkan bahwa salah satu aspek yang ditonjolkan Notion adalah aspek kolaboratif. Hal ini berarti Notion cocok digunakan untuk membuat dan mengelola dokumen yang dapat diakses oleh semua anggota.

Dengan Notion, Anda dapat saling berbagi informasi terkait proses project yang dikerjakan dengan mudah.

3. Pilihan Hak Akses Beragam

Sifat kolaboratif Notion juga dibuktikan dari banyaknya pilihan hak akses yang dapat dipilih pemilik dokumen. Anda dapat mengatur hak akses agar dokumen dapat diakses oleh satu orang, satu divisi, atau semua orang di perusahaan.

Tak hanya memberi opsi penerima, Anda juga dapat mengatur level akses dokumen untuk semua orang. Misalnya, read-only (tidak dapat diedit), comment-only, bahkan Anda juga bisa membagikan sebagian halaman/dokumen saja.

4. Banyak Pilihan Template

Pilihan template yang beragam merupakan keunggulan lain dari Notion, Template dapat memudahkan Anda dalam menyusun dokumen agar lebih rapi dan terstruktur dengan mudah.

Template yang disediakan Notion dapat digunakan untuk bidang Marketing, Engineering, AI, Product, dan masih banyak lagi.

5. Adanya Notifikasi

Notifikasi dalam Notion adalah salah satu keunggulan yang tak banyak disadari. Notion akan memberikan notifikasi komentar baru, permintaan invite, permintaan akses, peringatan perubahan, hingga peringatan deadline.

Dengan demikian, Anda dapat selalu tanggap menghadapi pertanyaan atau dan mengetahui perubahan dokumen project yang sedang dikerjakan.

Kekurangan Notion

Meskipun memiliki segudang fitur dan kelebihan, Notion juga memiliki beberapa kekurangan yang wajib Anda perhatikan. Kekurangan utama Notion adalah adanya perbedaan layanan gratis dan berbayar yang cukup signifikan.

Pada dasarnya, Anda dapat menggunakan Notion sebagai project management tool 100% gratis. Namun, versi gratis Notion hanya cocok digunakan untuk mengelola project berskala kecil atau privat.

Anda memang dapat menggunakan fungsi dasar Notion sebagai workspace, bahkan menyambungkannya ke Slack, Github, dan sebagainya. Namun, ada batasan page history selama 7 hari dan invitation yang terbatas untuk 10 user.

Berbeda dengan versi berbayarnya. Notion menawarkan tiga paket premium, yakni Plus, Business, dan Enterprise, dengan batasan masing-masing. Pada paket tertingginya, Anda akan mendapatkan fitur keamanan tambahan, private teamspaces, serta bisa mengundang hingga 250 user!

Cara Belajar Notion

Notion adalah aplikasi yang mudah dipahami, bahkan bagi pemula sekalipun. Anda tak perlu waktu lama untuk dapat memahami dan menguasai aplikasi satu ini. Tertarik untuk mencoba? Silakan kunjungi situs Notion berikut: Notion

Untuk menggunakan Notion, pertama Anda perlu membuat akun dengan mendaftarkan akun baru, atau login menggunakan Google, Apple ID, atau SSO. Setelah sukses membuat akun, akan muncul tampilan tour singkat terkait cara menggunakan Notion. Ikuti panduan tersebut hingga selesai, dan Anda langsung bisa menikmati berbagai fitur menarik Notion!

Kesimpulan

Aplikasi kolaborasi saat ini banyak dicari oleh perusahaan karena dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja antar anggota tim. Dengan kolaborasi yang baik, Anda dapat dengan mudah menentukan cycle project yang akan dikerjakan hingga pencapaiannya.

Dengan Notion, Anda dapat membuat dan mengelola project yang berjalan dengan lebih mudah. Anda pun tak perlu khawatir melewatkan perubahan atau deadline penting, karena ada fitur notifikasi yang dapat diandalkan.

Selain Notion, Anda juga bisa menggunakan Google Workspace yang merupakan tools kolaborasi seperti Gmail, Drive, Calendar, Group, Meet hingga Vault yang dapat meningkatkan efisiensi kerja. Dengan Google Workspace, semua kebutuhan komunikasi dan email perusahaan anda akan terpenuhi.

Notion adalah salah satu aplikasi kolaborasi yang wajib dicoba untuk mengatur project dalam kelompok maupun individu. Ada berbagai fitur menarik yang dapat mempermudah pengelolaan projectnya. Jadi, sudah siap mengembangkan bisnis dengan bantuan Notion?