Catra WardhanaDulu, Skype merupakan aplikasi andalan bagi orang-orang yang bekerja remote untuk melakukan meeting. Namun kini, platform video conference yang paling populer sudah diambil alih oleh aplikasi Zoom. Hal ini dikarenakan banyak yang menganggap aplikasi Zoom sebagai platform komunikasi yang lebih mudah digunakan, lebih ringan, dan tanpa adanya masalah spam yang kerap menjangkit Skype. Pada artikel ini, kami akan berbagi cara menggunakan aplikasi zoom yang baik dan benar.
Salah satu kekuatan kunci yang dimiliki aplikasi Zoom adalah kesederhanaannya. Namun, bukan berarti platform ini tidak memiliki beragam fitur advanced yang akan berguna untuk meningkatkan produktivitas para pekerja remote. Dalam artikel ini, akan dikupas tuntas segala sesuatu tentang aplikasi Zoom, mulai dari dasar-dasar yang perlu Anda ketahui, hingga tips dan trik untuk mengoptimalkan berbagai fitur yang ada di dalamnya.
Dasar-dasar Aplikasi Zoom yang Perlu Diketahui
Pertama-tama, buka aplikasi Zoom di browser Anda. Aplikasi Zoom sudah kompatibel untuk Windows, Mac, Linux, iOS, dan Android. Akan ada sedikit perbedaan tampilan layout, tergantung Anda mengaksesnya via desktop atau mobile.
Ada empat pilihan paket yang tersedia; yang paling populer digunakan saat ini tentu saja paket free, di mana Anda bisa mengadakan virtual meeting dengan maksimal 100 partisipan, meeting 1-on-1 tanpa batas waktu, dan meeting dengan lebih dari dua partisipan bisa berlangsung hingga 40 menit (jika sudah kehabisan waktu, Anda bisa memulai meeting lagi dengan batasan waktu yang sama)
Paket free ini juga memungkinkan pengguna untuk menyelenggarakan meeting dalam HD video plus audio, bisa bergabung baik melalui PC maupun sambungan telepon, dan baik desktop maupun aplikasi sama-sama bisa dibagi.
Aplikasi Zoom dengan paket Pro, Business, dan Enterprise hadir dengan fitur tambahan, termasuk peningkatan batas durasi meeting, Skype for Business, cloud recording dan storage, pilihan single sign-on, dan company branding.
Sebenarnya Anda bisa saja bergabung dengan meeting Zoom melalui browser. Namun, untuk jangka panjang dan menghindari browser limitation, Anda sangat disarankan untuk men-download aplikasinya.
Tahap awal cara menggunakan aplikasi Zoom adalah tentukan dulu pilihan Anda mau menggunakan browser atau aplikasi, lalu lakukan sign up. Anda akan diminta untuk menuliskan alamat email — lebih diutamakan email kerja — atau bisa sign in menggunakan Google atau Facebook.
Selanjutnya, Zoom akan meminta izin untuk mengirimkan beberapa materi, termasuk video produk dan panduan. Anda bisa klik Confirm atau Set Preferences. Jika memilih opsi ke dua, selanjutnya Anda bisa memilih untuk menerima email seminggu sekali, sekali sebulan, atau tidak sama sekali.
Sampai di titik ini, Anda seharusnya sudah menerima email konfirmasi di inbox. Buka email, dan klik Activate Account atau tempel confirmation link yang disertakan di dalam email ke browser Anda. Selanjutnya, Anda akan diarahkan untuk melengkapi proses pembuatan akun dengan mengisi nama dan membuat password yang kuat. Jika mau, di layar selanjutnya, Anda Bisa mengundang kolega Anda untuk membuat akun Zoom. Jika tidak, klik Skip this step.
Sekarang, Anda bisa memilih untuk membuat test meeting atau meeting uji coba, dan menambahkan Zoom sebagai sebuah extension. Ada berbagai plugin yang tersedia, termasuk Google Chrome extension. Mozilla Firefox extension, Microsoft Outlook plugin, dan IBM Notes plugin. Jika Anda berencana untuk menggunakan Zoom dalam jangka waktu yang lama untuk urusan pekerjaan, disarankan untuk memilih dan menginstal add-on yang layak sedari sekarang.
Saat Anda memilih untuk mengadakan test meeting, Anda akan dihadapkan dengan tampilan seperti di bawah ini, yang juga memuat URL meeting dan pilihan untuk mengundang orang lain.
Menggunakan Aplikasi Zoom di Desktop
Dari website Zoom, buka Your Account di sisi kanan atas, untuk mengelola profil Anda. Anda bisa mengganti berbagai detail di tab Profile, seperti nama, foto profil, default meeting ID, password, dan zona waktu.
Selanjutnya, silakan buka Settings. Di sini, Anda bisa menyesuaikan pengaturan yang nantinya akan diimplementasikan secara otomatis tiap kali Anda membuka Zoom, termasuk pilihan apakah video akan langsung enabled saat Anda atau partisipan bergabung dalam meeting, dan apakah partisipan bisa langsung bergabung dalam sebuah scheduled meeting meskipun host belum masuk dalam ruang meeting.
Selanjutnya, audio type. Anda bisa memilih antara telepon dan audio komputer, atau satu di antara keduanya untuk secara otomatis permitted. Namun, mengingat pesatnya peningkatan jumlah pengguna, pihak Zoom saat ini meniadakan sementara pilihan audio via telepon untuk akun dengan paket gratis, dan merekomendasikan agar pengguna memakai audio komputer.
Anda pun bisa mengatur chat publik dan privat saat Anda menjadi host, Anda bisa memberi izin terjadinya transfer file, dan menentukan siapa saja yang bisa melakukan share screen (hanya host, atau partisipan juga bisa)
Masih ada pengaturan cara menggunakan aplikasi Zoom yang sifatnya lebih advanced. Namun, sebagai pemula, hal-hal di atas cukup untuk Anda ketahui.
Aplikasi Zoom versi desktop memiliki layout yang hampir serupa, dengan menu Settings yang bisa diakses di sudut kanan atas. Opsi yang bisa Anda akan sangat tergantung dengan PC yang Anda gunakan. Contohnya, apakah Anda akan menggunakan monitor ganda atau secara otomatis memasuki mode full-screen saat meeting dimulai.
Anda juga bisa mengetes pengaturan mikrofon dan speaker, memilih warna theme, memilih default location untuk perekaman, dan menyesuaikan accessibility controls.
Setelah melakukan pengaturan-pengaturan ini, saatnya mulai memasuki tab Meetings di profil Anda.
Scheduling dan menjadi host meeting di Zoom
Layar pertama yang akan Anda hadapi memperlihatkan ada atau tidaknya meeting yang sudah dijadwalkan (scheduled meetings) di diary Anda. Klik Scheduled a New Meeting dan layar baru akan tampil, di mana Anda bisa mengubah judul atau nama meeting, menambahkan deskripsi, dan memilih tanggal dan waktu.
Apabila meeting yang Anda buat akan jadi meeting rutin bersama kolega, ada checkbox Recurring Meeting di bawah tab timezone yang akan mempermudah proses penjadwalan. Jika mencentang ini, Anda kemudian bisa memilih seberapa sering meeting tersebut perlu untuk diulang — bisa harian, mingguan, dan bulanan.
Bila Anda sudah memasukkan detail-detail ini, scroll down, dan klik Save.
Cara invite orang ke meeting
Untuk mengundang partisipan dalam sebuah meeting Anda harus melakukannya secara manual. Ada dua cara untuk melakukannya, yaitu melalui calendar invite dan melalui akun email Anda.
Jika Anda ingin mengundang partisipan melalui calendar, tautan menuju Google Calendar, Outlook Calendar, dan Yahoo Calendar akan muncul setelah meeting tersimpan. Alternatifnya, di sebelah Join URL link di layar ini, akan ada opsi Copy This Invitation.
Dengan mengkliknya, maka akan memunculkan layar yang memuat semua informasi penting dari sebuah meeting, termasuk URL di mana meeting ID sudah ter-embedded. Salin ini ke clipboard Anda, buka email, tempel ke pesan baru, dan kirim sebagai undangan.
Jadi intinya, yang dibutuhkan oleh semua partisipan untuk bergabung adalah meeting URL, tanggal dan waktu, dan password jika dibutuhkan.
Selanjutnya, ada beberapa pengaturan dasar yang perlu Anda ketahui dalam sebuah meeting untuk keperluan manajerial.
Dua opsi fundamental bisa ditemukan di sisi kiri bawah dalam tab menu berwarna hitam: pilihan untuk mute/unmute mikrofon Anda dan untuk start/stop kamera Anda. Jika Anda menggunakan mikrofon eksternal, speaker, atau kamera, klik tanda panah atas di samping dua pilihan ini untuk memilih peralatan mana yang hendak Anda gunakan (eksternal atau inbuilt).
Tab Manage Participants juga tak kalah pentingnya. Di tab ini, Anda bisa menemukan Invite, yang akan berguna saat Anda lupa mengikutsertakan seseorang dalam suatu sesi meeting.
Dengan mengklik pilihan ini, akan memunculkan box yang menampilkan semua orang yang terhubung ke meeting. Anda bisa mute/unmute seseorang, dan di bagian bawah, ada pilihan untuk melakukan hal yang sama ke semua partisipan. Namun, untuk alasan privasi, host dan partisipan tidak bisa mengontrol kamera partisipan lainnya.
Fitur penting yang perlu diketahui berada di More adalah Lock, yang berfungsi untuk mencegah adanya orang baru bergabung dalam sebuah sesi yang sedang berlangsung.
Tab Share Screen memiliki beberapa fitur yang menarik. Untuk paket Basic, Anda bisa memilih untuk membagikan layar PC Anda ke partisipan lain, termasuk full desktop, browser, atau open application. Ada pula pilihan whiteboard yang bisa beranotasi dan memungkinkan juga untuk membagikan layar iPhone jika Anda sedang dalam keadaan bepergian.
Untuk yang Advanced, Anda bisa membagikan sebagian screen, hanya musik atau sound saja, atau gambar dari kamera sekunder yang sudah terkoneksi. Anda juga bisa menemukan tab file-sharing di dalam Share Screen (tampak di gambar di dalam Files), yang termasuk link aplikasi ke Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, dan Box.
Sebagai host, Anda juga bisa menggunakan ikon panah di samping tab Share Screen untuk mengontrol apakah hanya boleh ada satu screen yang dibagi dalam satu waktu atau diperbolehkan adanya beberapa layar yang dibagikan secara berbarengan.
Tab Chat di bar utama didesain bagi pengguna agar dapat mengirimkan pesan atau pertanyaan, serta membagikan file yang tersimpan di cloud storage maupun di PC masing-masing.
Sebagai host, Anda juga bisa memilih tombol … untuk menyimpan sesi chat dan mengontrol siapa saja yang bisa diajak bicara oleh partisipan — tak seorangpun, hanya host, semua orang secara publik, atau semua orang baik secara publik maupun privat.
Tab lainnya yang tak kalah penting untuk diketahui adalah Record, di mana Anda bisa bisa menyimpan rekaman sesi meeting dan bisa mengirimkannya ke orang yang perlu untuk melihatnya. Secara default, hanya host yang bisa merekam sesi meeting, kecuali host memberikan izin partisipan untuk melakukannya.
Terakhir, tab End Meeting berguna untuk mengakhiri sesi meeting. Jika host hendak meninggalkan meeting namun sesi masih harus berlangsung, host bisa mengalihkan status host ke partisipan lain — tapi enabling co-host harus dipilih terlebih dahulu melalui tab Meetings dan hanya bisa dipilih oleh pemegang akun berlangganan.
Menyelenggarakan Webinar
Jika Anda berlangganan paket Pro, Business, atau Enterprise, Anda bisa memanfaatkan fitur untuk menyelenggarakan webinar. Webinar bisa diatur untuk dihadiri hingga 10.000 peserta. Layar, video, dan audio bisa dibagikan, sesi chat antara peserta dan panelis bisa difasilitasi, dan webinar bisa diselenggarakan baik dengan yang mengharuskan peserta untuk registrasi terlebih dahulu atau yang terbuka.
Tips dan Trik Menggunakan Aplikasi Zoom
Setelah mengetahui dasar-dasar cara menggunakan aplikasi Zoom, ada beberapa pengaturan dan fitur yang akan sangat berguna bagi user yang memerlukan lebih.
Mari eksplor lebih jauh lagi untuk mengetahui beberapa fitur penting lainnya. Jika Anda menggunakan aplikasi Zoom desktop, Anda bisa mengakses area ini melalui Settings, lalu View More Settings.
Di dalam Settings, pilih In Meeting: Advanced, untuk menemukan fitur-fitur seperti:
- Breakout Room: untuk membagi partisipan ke ruangan-ruangan terpisah yang lebih kecil
- Remote Support: memungkinkan host untuk menyediakan support ke partisipan secara langsung, satu per satu
- Camera Control: Anda bisa memperbolehkan seorang partisipan untuk mengambil alih kontrol kamera Anda secara jarak jauh
- Link Join from Your Browser: untuk user yang tidak bisa men-download aplikasi Zoom
- Invitation Languages: memilih bahasa untuk undangan meeting, termasuk Inggris, Spanyol, Perancis, dan Rusia
- Virtual Background: enabling/disabling
- Waiting Room: fitur untuk menampung partisipan di area menunggu sampai host siap untuk mempersilakan mereka masuk ke ruang meeting. Biasanya digunakan untuk wawancara jarak jauh.
Di era di mana kerja jarak jauh sudah menjadi hal normal, mengetahui cara menggunakan aplikasi Zoom sangat krusial untuk dilakukan. Sebagai salah satu platform video conference paling populer saat ini, aplikasi Zoom memiliki banyak sekali fitur yang bisa menunjang produktivitas kerja Anda, tapi tetap dengan tampilan yang mudah digunakan.
