Contoh Database Karyawan Dengan Excel dan Cara Membuatnya

Dengan menggunakan microsoft Excel, Anda bisa membuat database yang mudah diakses, diubah, dan disesuaikan sesuai kebutuhan perusahaan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan contoh database karyawan dengan microsoft Excel, serta langkah-langkah mudah untuk membuatnya sendiri, sehingga pengelolaan data karyawan menjadi lebih terorganisir dan efektif.

Excel merupakan program aplikasi yang banyak digunakan untuk kegiatan yang berkutat dengan data dan angka. Dengan menggunakan formula-formula yang bisa di custom untuk menghasilkan data sesuai keinginan, program ini banyak dimanfaatkan dalam pengelolaan data karyawan.

Sebelumnya, kami telah membahas contoh database karyawan pada sebuah aplikasi website. Pada artikel ini, kami akan membahas contoh database karyawan, dan cara membuatnya menggunakan microsoft Excel. Simak informasi berikut ini.

Database Karyawan

Database karyawan adalah kumpulan data terstruktur yang berisi informasi lengkap tentang karyawan, seperti identitas, jabatan, gaji, dan riwayat kerja. Dengan menggunakan database, pengelolaan data karyawan menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien.

Database ini sangat penting untuk mendukung berbagai sistem perusahaan, seperti penggajian, absensi, manajemen cuti, serta pelacakan kinerja karyawan. Pemanfaatan database karyawan yang baik membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan yang tepat dan meningkatkan produktivitas operasional secara keseluruhan.

Manfaat mengelola data karyawan

Sebelum memulai membuat database karyawan dengan menggunakan excel, terlebih dahulu kita perlu mengetahui tentang apa manfaat mengelola data karyawan bila menggunakan database. 

Manfaat mengelola dan membuat database karyawan adalah sebagai berikut.

1. Memudahkan pencarian data

Pencarian data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat bila Anda menyimpan data menggunakan database. 

Dengan database, memungkinkan untuk menampilkan data yang dicari dengan cepat dan tepat. Sebagai contoh:  Mencari data dengan kata kunci *ani, mencari data yang berawalan huruf A, dan lain-lain. 

2. Menyimpan data secara detail

Menyimpan data karyawan dengan informasi detail bisa dilakukan. Database memungkinkan menyimpan data dalam jumlah besar, ratusan, ribuan hingga lebih dari itu. 

3. Mempermudah pembuatan laporan

Data yang disimpan menggunakan database, dapat diolah dengan mudah. Keuntungannya, kita akan mendapatkan laporan seperti yang diinginkan. Seperti : Laporan kinerja karyawan, laporan tahunan, laporan penggajian dll. 

4. Dapat dimanfaatkan oleh banyak divisi

Data di dalam database memungkinkan untuk di compare hingga digabung dengan data lain. Sehingga data bisa dimanfaatkan oleh banyak divisi.

Selanjutnya mari kita mulai mempraktikkan cara membuat database data karyawan. Untuk membuat dan mengolah datanya, Anda bisa menggunakan program seperti Microsoft excel, Libre Office, ataupun Google Sheet.

Namun untuk lebih mudah dan praktisnya, kami akan mempraktekkan menggunakan Google Sheet. Alasannya, praktis, karena cukup bermodalkan akun Google. Semakin tidak sabar kan? Yuk lanjut pembahasannya. 

Membuat database karyawan Menggunakan Excel

Berikut adalah langkah membuat database karyawan menggunakan microsoft excel.

1. Buka aplikasi microsoft Excel atau bisa juga menggunakan Google Sheet.
2. Buat tabel baru melalui menu insert >> table. 
3. Melalui tab design, berilah warna tabel supaya terlihat lebih menarik. 
4. Isi data sample seperti berikut. 

Detail demo link bisa dicek di : Download Demo

Untuk menampilkan data otomatis pada kolom Divisi, Email, Umur, kita akan menggunakan perintah vlookup. Nantinya pada kolom tersebut akan berisi sesuai dengan data Nama Karyawan yang ditulis pada kolom C19. 

Untuk mengambil datanya menggunakan format rumus standar berikut. 

=VLOOKUP(nilai_yang_dicari, rentang_tabel, nomor_kolom, [range_lookup])

Menampilkan data Divisi

Sebagai contoh, kita akan menampilkan data pada kolom Divisi. 

Maka perintah yang digunakan adalah 

=VLOOKUP(C19,$B$4:$G$16,4,0)

Maksudnya adalah 

• C19 = nilai yang ingin dicari (dalam hal ini: Nia Ramadhani)
• $B$4:$G$16 = rentang tabel tempat data dicari, dimulai dari kolom Nama Karyawan (B) hingga kolom Umur (G)
• 4 = indeks kolom ke berapa dari rentang tersebut yang ingin diambil (kolom ke-4 dari B adalah E, yaitu kolom Divisi)
• 0 = pencarian eksak (harus cocok persis)

Menampilkan data Email

Untuk menampilkan data Email, maka gunakan perintah berikut. 

=VLOOKUP(C19,$B$4:$G$16,5,0)

Keterangan:

• 5 = indeks kolom ke berapa dari rentang tersebut yang ingin diambil (kolom ke-5 dari B adalah F, yaitu kolom Divisi)

Karena kolom Email berada di kolom ke-5 dari B (B=1, C=2, D=3, E=4, F=5).

Menampilkan data Umur

Untuk menampilkan data Umur, maka gunakan perintah berikut.

=VLOOKUP(C19,$B$4:$G$16,6,0)

Keterangan:

• 6 = indeks kolom ke berapa dari rentang tersebut yang ingin diambil (kolom ke-6 dari B adalah G, yaitu kolom Umur)

Karena kolom umur berada di kolom ke-6 dari B (B=1, C=2, D=3, E=4, F=5, G=6).

Kesimpulan

Tabel diatas merupakan contoh tabel karyawan yang dibuat dan diolah menggunakan Excel. Perlu menjadi perhatian bersama, dalam penginputan data haruslah dilakukan dengan cermat dan teliti. Hal ini dimaksudkan, supaya meminimalkan terjadinya kesalahan.

Oke sampai disini sudah terbayangkan manfaat pengolahan data menggunakan database? Untuk selanjutnya, silakan data Anda disimpan kedalam database supaya lebih mudah dalam pengelolaannya. Semoga bermanfaat.