Mailing List: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Cara Membuatnya

Mailing list adalah solusi tepat bagi pemilik bisnis atau anggota komunitas yang membutuhkan media untuk membagi informasi dengan cepat, praktis, dan tepat sasaran, tanpa harus mengirimkan pesan atau promosi secara manual ke audiens.

Namun, apa itu mailing list dan seperti apa fungsi dan cara membuatnya? Artikel ini akan membahas pertanyaan Anda terkait mailing list. Simak, ya!

Pengertian Mailing List 

Milis atau mailing list adalah layanan email yang bisa digunakan untuk mengirimkan informasi dengan jumlah banyak secara praktis dan cepat kepada audiens yang sudah ditentukan sebelumnya.

Dalam pengertian lain, mailing list adalah daftar alamat email audiens yang tertarik akan suatu subjek, promosi, atau informasi tertentu dari anggota kelompok kerja, komunitas, atau kelas bersama. Orang-orang yang bergabung dalam grup inilah yang menjadi penerima informasi.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka bisa disimpulkan secara sederhana bahwa mailing list adalah layanan email group yang terdiri atas beberapa anggota yang memungkinkan terjadinya proses diskusi sebuah topik informasi tertentu. 

Sebelum membuat informasi dan akhirnya menyebarkannya Anda bisa mengelompokkan audiens yang sudah mengisi formulir di website sesuai kategori promosi yang telah dibuat.

Dengan cara ini, maka audiens akan menerima informasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga pengirimannya akan sesuai target yang ditentukan. Informasi yang disebarkan pun akan lebih tepat sasaran dan tidak mengganggu audiens, karena bisa jadi audiens lah yang memutuskan untuk mendaftar menerima email tersebut.

Kelebihan lain dari mailing list adalah audiens atau penerima pesan juga dapat membalas email yang dikirimkan dalam grup tersebut, sehingga dapat tercipta sebuah diskusi. 

Meskipun demikian, Anda juga harus waspada karena mailing list rentan untuk masuk dalam kategori email spam. Oleh karena itu, di Rumahweb mailing list adalah fitur yang hanya bisa diaplikasikan pada layanan VPS saja, untuk menghindari IP Mail server masuk ke spamhaus. 

Ada juga beberapa alternatif lain yang bisa digunakan untuk membuat mailing list, yakni dengan layanan email bisnis, seperti Google Workspace dan Alibaba Mail, yang sudah menyediakan fitur untuk mendukung pembuatan mailing list. 

Fungsi Mailing List

Mailing list adalah fitur yang dinilai efektif untuk membagikan informasi kepada audiens yang telah ditentukan, sehingga pengiriman pesannya akan lebih tepat sasaran.

Selain tepat sasaran, mailing list juga dapat digunakan untuk membagikan informasi dengan cepat, tanpa harus menghubungi satu persatu audiens secara personal untuk diberikan informasinya. 

Selain kedua fungsi di atas, ada berbagai fungsi atau kelebihan mailing list yang lain. Apa saja?

1. Menghemat Biaya Promosi

Bagi pemilik bisnis, tentunya mailing list adalah solusi tepat untuk digunakan sebagai media promosi bisnis.

Hal ini karena Anda tidak perlu keluar biaya untuk mencetak brosur sebagai pendukung promosi brand. Cukup kirimkan informasi secara online melalui email untuk membagikan informasi produk Anda.

Baca juga : Email Marketing sebagai Jurus Andalan Promosi

2. Membentuk Forum Diskusi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, mailing list juga dapat dijadikan sebagai forum atau grup diskusi dari informasi yang sudah diterima.

Anggota yang telah dikelompokan sebelumnya dapat membentuk sebuah grup, yang kemudian pun bisa dimanfaatkan sebagai wadah untuk berdiskusi dan juga menjalin relasi antaranggota. 

3. Kemudahan Komunikasi

Mailing list tentu memudahkan proses komunikasi antaranggota dalam sebuah grup. Anggota grup cukup mengirimkan satu pesan melalui email dan pesan akan diterima oleh seluruh anggota yang tergabung di dalamnya. Sehingga lebih menghemat waktu untuk berbagi informasi. 

Jenis Mailing List

Agar dapat mencapai target, Anda perlu memperhatikan tujuan dan perencanaan pengiriman informasi kepada audiens. Oleh karena itu, pahami terlebih dahulu berbagai jenis mailing list untuk menentukan tujuan pengiriman email. Jenis-jenis mailing list adalah sebagai berikut:

1. Response List

Jenis pertama dari mailing list adalah response list, yang merupakan jenis mailing list dengan sifat dua arah. Response list memungkinkan audiens atau penerima email untuk dapat merespons email yang dikirimkan.

Meskipun demikian, audiens perlu ditetapkan sebelumnya, agar komunikasi bisa berjalan efektif, efisien, dan juga sesuai target yang diharapkan. 

Contoh penggunaan mailing list ini misalnya untuk mengadakan survei penilaian produk baru yang dimiliki. Anda bisa mengatur jawaban yang terdiri atas  “Menarik” atau “Kurang Menarik”. Kemudian Anda dapat membagikan survei tersebut kepada para anggota yang tergabung. 

2. Announcement Type List

Berbeda dengan jenis pertama, announcement type list hanya memberikan pengumuman, sehingga komunikasinya bersifat satu arah. Hal ini berarti audiens atau anggota yang tergabung tidak bisa merespons atau membalas email tersebut. 

Jenis mailing list ini sangat cocok digunakan untuk membagikan informasi promo produk, produk terbaru, dan lain sebagainya. 

3. Discussion Type List

Jenis mailing list yang ketiga bisa juga digunakan apabila Anda ingin tahu pendapat anggota dari informasi yang telah dibagikan. Jenis mailing list ini bersifat dua arah sepenuhnya, sehingga anggota bisa merespons informasi yang telah diterima dengan membalas email yang dikirim. 

Anda bisa menggunakan jenis ini untuk mengembangkan bisnis dengan menerima pendapat dan masukan dari para anggota. 

Cara Membuat Mailing List

Selanjutnya, Rumahweb akan berbagi cara untuk membuat mailing list guna membantu Anda menyebarkan informasi lebih luas dan praktis untuk target market Anda. Berikut caranya: 

VPS cPanel

cPanel mungkin sudah tidak asing lagi untuk sebagian orang yang terbiasa mengelola hosting. Tampilannya yang user-friendly membuat pengguna mudah mengelola hosting yang dimiliki. 

Panduan pertama ini dapat digunakan bagi pelanggan VPS yang menggunakan cPanel. Anda bisa membuat mailing list di cPanel dengan mudah melalui WHM. Panduan lengkapnya dapat disimak pada artikel berikut: Cara Membuat Mailing List di cPanel.

VPS Plesk

Selain cPanel, tersedia Plesk Panel juga umum digunakan untuk mengelola hosting. Dengan tampilan yang user-friendly, Anda akan dimudahkan untuk membuat mailing list dari menu Mail Account sebagai langkah awal. 

Simak panduan ini membuat mailing list dari layanan VPS dengan lisensi Plesk Panel: Membuat mailing list dari Plesk Panel.

Alibaba Mail 

Selain berlangganan VPS dan control panel di Rumahweb, Anda juga bisa membuat mailing list dengan berlangganan layanan email bisnis Alibaba Mail. Dengan kapasitas email yang besar, yakni mulai dari 100GB, Anda dapat menggunakan layanan ini untuk kebutuhan mailing list secara maksimal.

Pada layanan Alibaba Mail, mailing list adalah layanan bisa digunakan dengan mudah, karena sudah tersedia pada tool menu Mail Group. Simak panduannya pada artikel berikut: Alimail Group: Pengertian hingga Cara Membuat Mailing List

Google Workspace

Google Workspace adalah layanan Google yang umum digunakan. Tampilannya yang mirip dengan @gmail[dot]com, tentu memudahkan pengguna dalam mengelola layanan ini. 

Tak hanya berfungsi untuk email domain pribadi atau perusahaan saja, Google Workspace juga bisa dimanfaatkan untuk memudahkan pembuatan mailing list dengan layanan Google Groups. 

Pada umumnya, Google Group digunakan untuk membuat email[at]googlegroups.com, namun jika Anda sudah memiliki domain aktif, maka Anda dapat membuat email group menggunakan domain sendiri. 

Cara membuat email groupnya pun terbilang mudah, cukup login ke Google Groups menggunakan email domain atau email Gmail yang dimiliki, lalu mulai setting email grup melalui panel yang ada. Simak panduan lengkapnya pada artikel berikut: Cara membuat Google Groups di Rumahweb.

Demikian informasi mengenai mailing list, dari pengertian hingga cara membuatnya. Semoga artikel ini membantu Anda untuk membagikan informasi kepada audiens dengan mudah dan praktis sehingga target penjualan dan bisnis akan tercapai. Selamat mencoba!