Bernadetta AzaliaIstilah invoice pasti sudah tidak asing terdengar dalam kehidupan, terlebih jika Anda sering melakukan transaksi atas suatu barang atau jasa. Singkatnya, invoice adalah sebuah dokumen yang cukup penting dalam bertransaksi.
Namun, apakah sebenarnya invoice itu, dan seberapa pentingnya sebuah invoice dalam dunia transaksi? Mari simak ulasan lebih jauh mengenai invoice pada artikel ini!
Arti Invoice
Menurut KBBI, faktur atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan besarnya nominal atau biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Berdasarkan pengertian tersebut, bisa disimpulkan bahwa invoice adalah dokumen transaksi dengan informasi yang lengkap, sehingga memudahkan pelanggan untuk melakukan transaksi.
Jika diartikan secara umum, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pelanggan setelah pelanggan menyelesaikan pemesanan. Invoice bisa dijadikan sebagai bukti “tagihan” atau reminder pelanggan atas jasa atau barang yang digunakan.
Di Rumahweb, invoice akan diberikan kepada pelanggan setelah pelanggan menyelesaikan pemesanan dari halaman website hingga proses checkout.
Setelah proses check out berhasil, pelanggan akan menerima invoice berisi nama pelanggan, nomor invoice, rincian biaya, dan cara pembayaran yang dikirim ke email terdaftar, sehingga pelanggan bisa melakukan pengecekan dahulu sebelum melanjutkan pembayarannya.
Jenis Invoice
Invoice dapat dibagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut kami rangkum tiga jenis invoice yang perlu Anda tahu!
1. Invoice Proforma
Jenis invoice pertama adalah kuotasi atau proforma invoice. Proforma invoice adalah jenis invoice yang bersifat sementara atau belum final.
Biasanya, invoice ini dikirimkan sebagai bentuk penawaran yang diajukan oleh pelanggan kepada perusahaan dan/atau perusahaan kepada pelanggan, sebelum invoice asli atau invoice resminya diterbitkan.
Proforma invoice biasanya diterbitkan sebagai penawaran yang diajukan oleh kedua pihak untuk memberikan kepastian atas order yang akan dilakukan.
Setelah pelanggan menyetujui, maka dari sisi penjual akan melanjutkan proses penerbitan invoice final sesuai dengan rincian pada proforma invoice yang dikirimkan kepada pelanggan.
2. Invoice Konvensional
Konvensional invoice adalah jenis invoice yang paling umum dan sederhana. Invoice ini biasanya digunakan sebagai bukti transaksi perusahaan yang di dalamnya berisi rincian barang yang dibeli, harga satuan, jumlah barang yang dibeli, dan total pembelian pelanggan.
3. Invoice Konsuler
Jenis invoice ketiga adalah invoice konsuler digunakan untuk transaksi dalam skala internasional. Biasanya, invoice ini digunakan untuk kegiatan ekspor/impor antara eksportir dan importir.
Penerbitan invoice-nya pun tidak bisa dilakukan sembarangan, karena invoice konsuler memerlukan tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar atau perwakilan negara yang dituju.
Baca juga Artikel : Pengertian, Contoh dan Strateginya
Tujuan Invoice
Tujuan utama dari invoice adalah sebagai bukti transaksi yang sedang atau akan terjadi. Selain itu, invoice juga memiliki beberapa tujuan yang tentunya bermanfaat baik dari sisi pelanggan atau perusahaan. Tujuan tersebut antara lain:
1. Sebagai Arsip dan Memudahkan Pembukuan
Salah satu tujuan adanya invoice adalah sebagai arsip perusahaan dalam merinci jumlah pengeluaran produk dan layanan yang di kemudian hari dapat dimanfaatkan sebagai evaluasi perusahaan untuk penjualan produk dan layanan.
Selain berfungsi sebagai arsip perusahaan dalam melakukan perincian penjualan, invoice juga dapat berfungsi untuk memudahkan perusahaan maupun pelanggan melakukan pembukuan atas pengeluaran dari pemesanan yang dilakukan.
2. Bukti Transaksi Penjualan
Invoice dapat dijadikan sebagai bentuk bukti adanya kesepakatan antara kedua pihak atas pemesanan yang dilakukan.
Untuk itu, Anda perlu melakukan pengecekan kembali pada keranjang belanja atau detail penawaran yang telah dikirimkan sebelum invoice diterbitkan, untuk menghindari terjadinya kesalahan transaksi.
Invoice bisa dijadikan bukti apabila barang yang diterima ternyata tidak sesuai dengan kesepakatan pemesanan yang dilakukan sebelumnya.
3. Menjaga Transparansi Keuangan
Penerbitan invoice adalah salah satu cara menjaga transparansi keuangan antara penjual atau perusahaan dengan pelanggan.
Invoice memuat detail rincian biaya tagihan seperti jenis dan jumlah barang, diskon, pajak, dan total pembayaran, sehingga segala pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan maupun pelanggan dapat diketahui secara transparan.
4. Menagih Pembayaran
Karena berdasarkan kesepakatan yang telah terjadi antara kedua pihak penjual dan pelanggan, invoice adalah dokumen yang sah dan bisa digunakan untuk menagih pembayaran pada salah satu pihak atas produk maupun layanan jasa yang disepakati sebelumnya.
Hal ini tentu sangat berguna bagi perusahaan yang menyediakan barang dengan sistem pre-order atau PO.
Sebab, setelah barang yang dipesan pelanggan sudah tersedia, pelanggan harus sesegera mungkin melakukan pembayaran atas pemesanan untuk menghindari kerugian di kemudian hari. Dengan demikian, invoice adalah sarana atau dokumen yang penting untuk dijadikan bukti penagihan.
Cara Cek Invoice atau Tagihan Di Rumahweb
Sama seperti perusahaan lainnya, Rumahweb juga menerbitkan invoice untuk seluruh transaksi penjualan yang terjadi. Bagi Anda yang sudah berlangganan di Rumahweb, pengecekan invoice adalah hal yang mudah dilakukan.
Anda bisa mengecek invoice atau tagihan layanan Anda dengan cara sebagai berikut:
- Login ke Clientzone menggunakan email yang terdaftar.
- Setelah berhasil, Anda akan diarahkan ke dashboard Clientzone, pilih menu Lihat Semua Invoice
- Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman berisi daftar invoice dari transaksi yang pernah dilakukan. Pilih invoice yang ingin dicek detail informasinya dengan klik tombol Paid atau Unpaid, tergantung dari status pembayaran invoice.
- Anda akan diarahkan ke halaman invoice. Pada halaman ini, Anda dapat mengunduh invoice tersebut.
Demikian penjelasan mengenai invoice yang dapat Anda gunakan untuk memudahkan pengelolaan pembukuan bisnis Anda. Selain itu, sebagai pelanggan, Anda bisa mempertimbangkan untuk meminta invoice atas semua transaksi yang telah dilakukan untuk dijadikan bukti pengeluaran.
Bagi Anda yang berlangganan layanan di Rumahweb, Anda tak perlu bersusah payah mengirimkan permintaan invoice, karena di Rumahweb, invoice akan terbit secara otomatis dan dapat dicek dengan mudah melalui Clientzone.
Itulah pemaparan tentang apa itu invoice, tujuan, hingga cara mengeceknya di layanan Rumahweb. Semoga artikel ini bermanfaat!
Darin Rania