Darin RaniaPernahkah Anda melihat identitas pengirim yang disematkan di akhir email? Identitas ini biasa disebut sebagai email signature, dan biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu profesional.
Email signature memberikan berbagai manfaat bagi penggunanya, mulai dari bentuk promosi hingga membangun kepercayaan. Pada artikel kali ini, Rumahweb Indonesia akan mengulas tentang apa itu email signature, fungsi, contoh, hingga cara membuatnya. Simak sampai habis, ya!
Apa itu Email Signature
Email signature adalah teks yang berada di bagian akhir email, berisi identitas si pengirim. Mulai dari nama lengkap, jabatan, alamat email, nomor telepon, URL website, atau informasi bisnis lainnya.
Apakah Anda beranggapan bahwa membubuhkan email signature dilakukan secara manual? Faktanya, Anda bisa membuat email signature ini secara otomatis! Jadi setiap Anda mengirimkan email, secara otomatis akan ada signature yang tertera di bawahnya.
Manfaat Email Signature Pada Bisnis
Sebelum membahas bagaimana cara membuat email signature, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa saja manfaat email signature, terutama bagi bisnis.
1. Meningkatkan Branding
Email signature akan membantu penerima mengetahui identitas si pengirim email. Tidak hanya nama, ada juga informasi lain seperti kontak, jabatan, hingga nama perusahaan yang dapat membuat penerima membaca dan mempertimbangkan email Anda.
Dengan membubuhkan email signature, Anda telah membangun first impression sebagai perusahaan atau individu yang profesional.
2. Sebagai Media Promosi
Anda juga bisa menyesuaikan informasi yang tertera di dalam email signature. Jika Anda sudah bekerja, Anda bisa menyertakan jabatan, nama perusahaan, dan kontak. Sedangkan bagi pencari kerja, Anda bisa menyertakan link portofolio.
Jadi, secara tidak langsung email signature dapat menjadi media promosi bagi Anda.
3. Membangun Kepercayaan
Tidak hanya menjadi strategi dalam membangun profesional branding, kehadiran email signature juga mampu membangun kepercayaan penerima email.
Kenyataannya, email tidak luput dari spam dan scam. Dengan mencantumkan email signature, Anda bisa membangun kepercayaan penerima, karena mereka mengetahui identitas dan informasi pengirim. Bahkan, mereka juga dapat mengecek ulang informasi tersebut di internet jika diperlukan.
Contoh Email Signature
Email signature memiliki sejumlah komponen yang bisa dicantumkan di dalamnya. Umumnya, email signature ini berisi informasi mengenai nama lengkap, beserta gelar pendidikan jika ada, nomor telepon, alamat email, logo perusahaan, alamat perusahaan, tanda tangan digital, foto, hingga link ke website tertentu.
Namun, Anda tidak perlu memasukkan semua informasi ini. Cukup pilih komponen yang relevan dengan pekerjaan atau status Anda.
Sebagai contoh, seorang karyawan bisa melampirkan nama atau logo perusahaan Anda. Namun fresh graduate, bisa menyisipkan link portofolio di email signature tersebut.
Beberapa contoh email signature yang bisa Anda jadikan referensi antara lain:
Ukuran Email Signature
Selain komponen yang ada di dalamnya, Anda juga perlu memperhatikan ukuran email signature yang ingin dilampirkan. Pastikan email signature tetap terlihat ringkas, rapi, dan menarik.
Umumnya, ukuran email signature yang disarankan adalah 650 pixels x 90-150 pixels. Sedangkan ukuran email signature dalam bentuk banner, disarankan tidak lebih dari 40Kb.
Cara Membuat Email Signature
Cara membuat email signature di masing-masing mail client berbeda. Jadi Anda bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini, sesuai dengan mail client yang Anda gunakan.
1. Webmail
Secara umum, cara membuat email signature melalui Webmail dapat dilakukan melalui menu pengaturan Identities, seperti berikut.
- Login ke control panel WebMail melalui URL https://namadomain/webmail
- Klik Settings > Identities > pilih akun email yang digunakan > klik ikon HTML.
- Isi signature yang ingin ditambahkan pada email, klik Save.
Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai cara membuat email signature, simak panduan berikut: Cara Membuat Email Signature di Webmail
2. Outlook
Jika Anda menggunakan Outlook, Anda dapat menambahkan email signature melalui menu Formatting, font and signature. Berikut panduan menggunakan Outlook 2010:
- Buka ke aplikasi Outlook.
- Klik menu Tools > Options
- Pilih kolom Mail Format > Signatures…
- Klik New > beri nama signature > isi email signature sesuai keinginan.
- Klik Ok untuk menyimpan perubahan.
Simak panduan lengkap cara membuat email signature melalui Outlook pada panduan berikut: Cara Membuat Signature di Outlook
3. Titan Mail
Selanjutnya adalah cara membuat signature di Titan Mail. Berikut caranya:
- Login ke akun email Titan Anda
- Klik ikon Preferences > Signature
- Klik tombol + untuk menambah signature baru, lalu isi kolom signature sesuai keinginan.
Anda juga dapat membuat signature dengan format HTML, dengan mencentang opsi Edit raw HTML. Simak panduan lengkapnya berikut: Cara Membuat Signature Email di Titan
4. Gmail
Gmail adalah salah satu platform email yang paling banyak digunakan. Berikut langkah membuat email signature melalui Gmail.
- Login ke akun Gmail.
- Klik ikon Settings di pojok kanan atas > See all settings.
- Pada tab General, scroll ke bawah hingga menemukan Signature.
- Isi dengan email signature sesuai keinginan.
- Klik Save Changes.
BACA JUGA : Tips Membuat Signature Email Yang Keren
Email signature adalah salah satu elemen yang wajib diperhatikan untuk menunjang kesan profesional pada email. Meski sederhana, tapi email signature ini cukup penting untuk personal branding Anda. Yuk, dicoba!
Ahmad Mufid
Anggit Puguh
